Emiterea în format electronic a unor documente fiscale

Direcţia Generală a Finanţelor Publice Vâlcea informează contribuabilii interesaţi că, în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 148/06.03.2012, a fost publicat Ordinul comun al ministrului Justiţiei nr. 492/C/10.02.2012 şi al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală nr. 205/2012 pentru aprobarea Procedurii de solicitare şi emitere, în format electronic, a adeverinţei privind înregistrarea documentului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social şi a certificatului pentru spaţiul cu destinaţie de sediu social.
În articolul de mai jos, prezentăm în sinteză prevederile noului act normativ.

Procedura de solicitare la Oficiul Registrului Comerţului

Noua procedură se aplică socie­tă­ţilor comerciale care, potrivit preve­de­rilor art. 17 din Legea nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, repu­bli­cată, cu modificările şi completările ulte­rioare, au obligaţia de a înregistra, la înmatriculare şi la schimbarea sediului social, documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spa­ţiului cu destinaţie de sediu social şi de a obţine certificatul pentru spaţiul cu destinaţie de sediu social.

Odată cu cererea de înmatricu­lare sau de înregistrare a menţiunii privind schimbarea sediului social (denumită cererea RC), societatea co­mer­cială, prin reprezentantul său legal sau prin persoana împuternicită de acesta, depune la Oficiul Regis­tru­lui Comerţului (ORC) în a cărui raza teritorială îşi are sediul social o cerere de înregistrare a documentului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social (denumită cererea AFP).

ORC are obligaţia de a transmite prin poşta electronică cererea AFP sca­na­tă organului fiscal competent, fo­lo­sind portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sec­ţiunea „Acces aplicaţie MAIL“, imediat după înregistrarea cererii RC. La cererea AFP va fi anexat, scanat, actul doveditor al dreptului de folosinţă depus de solicitant în susţinerea cererii RC.

Important! Transmiterea către organul fiscal competent a actului do­ve­ditor al dreptului de folosinţă depus în susţinerea cererii RC, precum şi eliberarea şi transmiterea adeverinţei pri­vind înregistrarea documentului care atestă dreptul de folosinţă asu­pra spaţiului cu destinaţie de sediu social şi a certificatului de sediu so­cial nu sunt condiţionate de înre­gis­trarea, în scopul stabilirii impozitului pe venit, a actului doveditor al drep­tu­lui de folosinţă la organul fiscal.

Procedura de emitere la organul fiscal

Organul fiscal competent pentru aplicarea prevederilor este admi­nis­traţia finanţelor publice municipală, oră­şe­nească, comunală sau a sec­toa­relor municipiului Bucureşti din ca­drul Agenţiei Naţionale de Admi­nis­trare Fiscală, în a cărei rază teritorială se află situat spaţiul cu destinaţie de sediu social.

După primirea pe e-mail a docu­men­taţiei, se verifică datele înscrise în cerere cu cele din actele dovedi­toa­re, se preiau informaţiile în Regis­trul de evidenţă a spaţiilor cu desti­naţie de sediu social, înscriind şi nu­mă­rul de înregistrare atribuit de ORC cererii şi se emite adeverinţa pentru documentul de sediu social şi certificatul de sediu social în format .pdf, înscriind în acestea şi numărul de înregistrare atribuit de ORC cererii RC. Documentele se transmit prin poştă electronică ORC de la care a fost primită solicitarea.

Pentru cererile AFP însoţite de actul doveditor al dreptului de folo­sinţă, primite de către organul fiscal în prima jumătate a programului de lucru, între orele 8.00 – 12.00, certi­fi­catele de sediu social şi adeverinţele pentru documentul de sediu social se emit şi se transmit către Oficiile Registrului Comerţului în aceeaşi zi, până la ora 16.00, utilizând portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sec­ţiunea „Acces aplicatie MAIL“.

Pentru cererile AFP însoţite de actul doveditor al dreptului de folo­sinţă, primite de către organul fiscal în a doua jumătate a programului de lucru, între orele 12.00 – 16.00, certifi­ca­tele de sediu social şi ade­ve­rinţele pentru documentul de sediu so­cial se emit şi se transmit ORC în prima ju­mătate a programului de lucru din ziua ime­diat următoare, între orele 8.00 – 12.00, uti­li­zând portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sec­ţiunea „Acces aplicatie MAIL“.

Organul fiscal organizează evi­den­ţa documentelor care atestă drep­tul de folosinţă asupra spaţiilor cu destinaţie de sediu social în cadrul registrului de evidenţă a spaţiilor cu des­tinaţie de sediu social. Registrul se organizează la nivel de adresă a spa­ţiului şi se gestionează la nivelul or­ganelor fiscale competente, cu ajutorul aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Direcţia generală de tehnologia informaţiei, şi cuprinde:

– adresa completă a spaţiului cu destinaţie de sediu social (strada, nu­măr, bloc, apartament, localitate, ju­deţ/sector);

– datele de identificare a titularului dreptului de folosinţă (numele şi pre­nu­mele/denumirea, domici­liul/domi­ci­liul fiscal şi codul de identificare fis­cală);

– documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social (tipul documentului, numărul şi data);

– perioada de valabilitate a dreptului de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social (data de început, data de final).

Alte precizări

În cazul în care documentaţia este incompletă sau nu este lizibilă, precum şi dacă, din alte motive, nu pot fi emise cer­ti­ficatele de sediu so­cial şi adeverinţele pen­tru docu­men­tul de sediu social, organul fis­cal va notifica, imediat, ORC. Notifica­rea, care va cuprinde în mod obligatoriu nu­­mă­rul de înregistrare la Registrul Co­merţului a cererii RC şi motivul pen­tru care nu pot fi emise docu­men­tele, se transmite utilizând portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sec­ţiu­nea „Acces aplicatie MAIL“.

Dacă motivele pentru care nu pot fi emise certificatele de sediu social şi adeverinţele pentru documentul de sediu social pot fi înlăturate numai de către societatea comercială, prin re­prezentantul său legal sau prin per­soana împuternicită de acesta, ORC va dispune măsurile necesare.

În cazul în care certificatele de sediu social nu sunt transmise în ter­menele menţionate mai sus, Oficiile Registrului Comerţului amână soluţio­narea cererilor RC pe motivul lipsei certificatului de sediu social şi a adeverinţei pentru documentul de sediu social.