Întocmirea şi utilizarea documentelor financiar-contabile

În documentarul fiscal de mai jos, Direcţia Generală a Finanţelor Publice Vâlcea prezintă principalele prevederi care reglementează regimul întocmirii şi utilizării documentelor justificative financiar-contabile.

Reguli privind întocmirea documentelor justificative

Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, orice operaţiune economico-financiară efectuată se consem­nează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Societăţile comerciale, societăţile/com­pa­niile naţionale, regiile autonome, institu­tele naţionale de cercetare-dezvoltare, so­cie­tăţile cooperatiste şi celelalte persoane ju­ridice, instituţiile publice, asociaţiile şi cele­­lalte persoane juridice cu şi fără scop pa­trimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în Ro­mânia, prevăzute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează ope­ra­ţiu­nile economico-financiare, în momentul efec­tuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în conta­bi­litate (jurnale, fişe şi alte documente conta­bile, după caz).

Documentele care stau la baza înregis­tră­rilor în contabilitate dobândesc calitatea de document justificativ în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare, şi anume: de­nu­mirea documentului justificativ; denu­mi­rea/numele şi prenumele şi, după caz, se­diul/adresa persoanei juridice/fizice care întoc­meşte documentul; numărul docu­men­tului şi data întocmirii acestuia; menţionarea părţilor care participă la efectuarea opera­ţiu­nii economico-financiare (când este ca­zul); conţinutul operaţiunii economico-finan­cia­re şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz; numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoa­ne­lor care răspund de efectuarea opera­ţiu­nii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe opera­ţiunile respective, după caz; alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

De asemenea, în cuprinsul oricărui do­cu­­ment emis de către o societate co­mer­cială trebuie să se menţioneze şi ele­men­tele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social.

Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de bor­derouri de achiziţii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor res­pective.

Documentele contabile: jurnale, fişe etc., care servesc la prelucrarea, centrali­za­rea şi înregistrarea în contabilitate a ope­ra­ţiunilor consemnate în documentele justifi­ca­tive, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare auto­mată a datelor, trebuie să cuprindă ele­men­te cu privire la: felul, numărul şi data docu­mentului justificativ; sumele cores­pun­ză­toare operaţiunilor efectuate; conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.

Important! Documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiu­nile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, li se aplică regimul juridic prevăzut prin Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comer­cia­le prin mijloace electronice. Facturile şi chitanţele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajea­ză răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Corectarea documentelor justificative

În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modi­ficări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exem­pla­rele documentului şi se confirmă prin sem­nătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

Atenţie! Documentele justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori alte documente pen­tru care normele de utilizare prevăd ase­­menea restricţii, care sunt întocmite gre­şit, se anulează şi rămân în carnetul res­pectiv.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de pre­dare-primire a valorilor materiale şi a mijloa­celor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului.

În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelu­cra­re automată a datelor, corecturile sunt ad­mise numai înainte de prelucrarea aces­tora, menţionându-se data rectificării şi sem­nătura celui care a făcut modificarea. Do­cumentele prezentate în listele de erori, anu­lări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de per­soa­nele împuternicite de conducerea unităţii.

În cazul în care prelucrarea docu­men­telor justificative se face de către un terţ (persoană fizică sau juridică), în relaţiile dintre terţi şi unităţile beneficiare, pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate trebuie să se respecte următoarele reguli:

– documentele justificative să fie întoc­mite corect şi la timp de către unităţile bene­ficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;

– documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;

În condiţiile în care prestatorul de ser­vicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit Ordonanţei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, repu­blicată, unităţile beneficiare trebuie să efec­tueze verificarea documentelor contabile obţinute de la terţi, în sensul cuprinderii tutu­ror documentelor justificative predate pen­tru prelucrare, al respectării cores­pon­den­ţei conturilor şi exactităţii sumelor înre­gistrate.

Înregistrare documentelor justificative în evidenţa contabilă

Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi perioadă.

Operaţiunile contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, se înregistrează în contabilitate pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul.

În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stor­narea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul stornării.

Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.

Înregistrările în contabilitate se fac cro­no­logic, prin respectarea succesiunii docu­mentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.

Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele infor­ma­tice de prelucrare automată a datelor.

În situaţia în care activitatea de întoc­mire a documentelor justificative şi finan­ciar-contabile este încredinţată în baza unui con­tract de prestări de servicii unor per­soa­ne fizice sau juridice, este obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întoc­mirea şi utilizarea formularelor în aces­te condiţii. Se pot stabili şi norme ­proprii de întocmire şi utilizare a formularelor finan­ciar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.

*

Baza legală: Ordinul ministrului Econo­miei şi Finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870/23.12.2008, Legea contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 454/18.06.2008.