Serviciul de arhivare electronica vine la pachet cu o multime de beneficii, atat din punct de vedere al costurilor, cat si al timpului. Nu degeaba tot mai multe companii aleg sa arhiveze electronic cele mai importante documente. Digitalizarea fondului arhivistic faciliteaza accesul la datele importante oricand si din orice loc.
Arhivarea electronica ajuta companiile mici si mari sa faca economii semnificative de timp si spatiu. Mai mult de atat, riscul de pierdere a documentelor este eliminat in totalitate.
Inainte de a-ti prezenta cele mai importante avantaje ale arhivarii electronice, haide sa aflam cateva informatii generale despre acest serviciu:
Ce este arhivarea electronica ?
Arhivarea electronica reprezinta o modalitate simpla de gestionare a documentelor importante. Altfel spus, este un sistem electronic prin care sunt gestionate si stocate informatiilor din interiorul unei companii.
Ce documente se pot arhiva electronic ?
Nu exista o regula in acest sens. Asadar, se poate arhiva electronic orice tip de document. Practic, documentele iau forma unor fisiere ce pot fi media, audio, chiar si documente in format PDF, Office sau text.
Probabil nu te asteptai ca arhivarea electronica sa fie obligatorie, asa-i? Ei bine, aceasta este impusa atunci cand documentele sunt emise exclusiv in format electronic (fluturasi de salarii, declaratii ANAF, etc). In cazul acesta, arhivarea electronica nu se poate realiza de echipa, in interiorul companiei, ci la o firma de servicii de arhivare acreditata prin lege.
Toate documentele arhivate electronic sunt semnate pentru a demonstra autenticitatea.
Avantajele serviciului de arhivare electronica
- Eliminarea costurilor hartiei – Pentru gestionarea electronica a documentelor nu mai ai nevoie de hartie. Astfel, elimini costuri seminificative precum: costul hartiei, costul printarii.
- Evitarea deteriorarii documentelor – hartia nu prezinta un grad ridicat de rezistenta impotriva factorilor climatici sau fizici. Asadar, documentele arhivate electronic vor putea fi pastrate in siguranta, fara a fi expuse vreunui risc de deteriorare.
- Economisirea spatiului de stocare- Orice companie dispune de un volum mare de documente. Cu cat documentele sunt mai multe, cu atat spatiul de depozitare trebuie sa fie mai mare si mai incapator. Costurile sunt si ele, pe masura. In schimb, arhivarea electronica economiseste spatiu deoarece documentele sunt stocate pe un server.
- Economisirea resurselor umane – In mod normal, arhiva clasica trebuie gestionata de o echipa de oameni specializati. Veste buna este ca arhivarea electronica nu depinde de resurse umane, softul de arhivare realizeaza in mod automat toate activitatile necesare (cautare, indexare, arhivare).
Alte avantaje:
- Documentele pot fi vizibile in acelasi timp de mai multi utilizatori;
- Documentele pot fi accesate de pe orice calculator conectat la o sursa de internet;
- Toate informatiile sunt pastrate in maxima siguranta;
- Documentele pot fi accesate usor si rapid;
E momentul sa iti usurezi munca, sa eficientizezi timp si resurse, iar de aceste avantaje te poti bucura doar daca apelezi la serviciul de arhivare electronica.
Asadar, daca firma ta are nevoie de servicii complete pentru arhivare si depozitarea documentelor in deplina siguranta, Solutii Arhiva din Rm. Vâlcea iti sta la dispozitie.